什么是汇率，简单地说，就是人民币与美元或其他国家（或地区）主要流通货币之间不断变化而产生的利率。利率变化导致的差额有时是巨大的。例如，外语计调组一个团去境外旅游。在组团时，与对方确定的接待费用为10000元/人，而出行当天，接待国或币种升值了2%，则组团社成本明显加大，接待费用变为10200元/人，人均多支出200元，这个时候应采取延缓支出以求平衡。当接待国的币种汇率下降了，或人民币升值了，这个时候应该赶紧汇款，这样可以控制支出费用，起到节约成本、扩大利润的目的。反之，外语计调接待境外旅游团时也要利用好对己方有益的利率变化。因此，操作出境团或入境团的计调平常就应该多关注利率的变化，尤其是接待国或客源国的政策与经济、乃至突发事件，这是很重要的。
　　6.公共假期的准备
　　国外的法定假期与旅游季节与我国有所不同，外语计调平时应关注事实、新闻，包括欧洲国家经常会有罢工行为导致旅游无法接待的情况，外语计调在策划线路和制定出团计划是考虑到此方面的因素就不会陷入被动。
　　7.信息变化的准备
　　随着我国经济的发展、国际地位的提高，很多国家和地区与我国建立开放口岸合作关系，甚至采取许多举措鼓励国人前往他国旅游促进当地旅游业与经济的发展。国人出国旅游往往会通过第三国中转，比如前往中国香港特别行政区、泰国来中转航线。这种信息变化对于一个敏锐的外语计调来说是一种机遇，如果及时捕捉用于线路策划上，多有获益。尤其在“机加酒”航空套餐活动中更加明显。在国内我们见到的多是一些针对港澳台或者东南亚航空公司“机加酒”产品，而在中国香港特别行政区则不同。由于香港多年来一直是全球经济贸易中心，很多国家和地区在香港均设有航线及营业处、代理机构，多关注香港以及你所想去的地区和国家，搜索一下他国的航线，你就会有更多斩获，“得道才能多助”。
　　8.签证出境的准备
　　签证出境是外语计调必学技能。各国的签证期与手续、方式及收费标准不同，因此作为外语计调必须对我国以及旅游目的地国家的签证熟练掌握，便于操作中的准备。比如去泰国，实行落地签，即游客不需在国内签证、审批，只要持有有效护照购买机票，下飞机后在泰国机场航站填表、盖章入签即可。只不过，外语计调勿忘提醒游客，不要忘了给泰国航站人员一些小费（随意），否则会延长你的入境时间。又比如，从2007年开始，我国游客去英国旅游，将实行指纹签证，假如办理顺利签证后，游客下次再前往旅游，将会简化不少程序。
　　9.审核资料的准备
　　外语计调在工作第一天，就应该养成平稳的心态。审核游客的资料是一项心细严肃的事情，马虎不得。护照或者证件有效期必须在半年以上，要有明确的目的地和动机，证照上的填写内容一定不能有涂改，担保书要有依据，中英文对照内容不能潦草随意，一旦粗心造成退签，也会给旅行社带来不便。由于外语计调的失误可能会导致游客终身无法出国旅游，因此外语计调在审核时要千万细心，按部就班地规范审核。
　　10.正确掌握出入境卡填表的准备

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