2、基层单位档案利用统计工作存在问题的原因分析

　　目前，我国基层单位档案利用统计积极性、有效性和统计质量都不太高。主要原因有：一是档案利用统计制度方面，国家档案事业统计制度，覆盖面广，无法满足不同行业和部门以及不同地区档案的实际情况，跟当今社会发展相适应程度较低；二是基层单位档案工作的地位较差，档案利用工作不受重视，同时基层档案工作者，重保管轻利用的保守思想还较为严重，还有部分基层档案工作人员身兼数职，无暇顾及利用统计工作；三是档案利用登记手段落后，很多档案利用需求需要提供系统的材料，但是查（借）阅登记工作，基本上都是要求利用者手工逐一登记，很是繁琐。同时，随着档案电子化和数字化的发展，利用者通过一定权限，利用计算机档案管理系统或者档案网站直接获得有关档案信息，如本单每个部门的相关人员都可以通过他们的权限进入档案管理系统的部门库查找、下载部门信息，由此带来了电子化和数字化档案资源利用统计与传统的手工利用进行登记之间的矛盾，日益成为影响利用统计的重要因素之一。

　　3、改善与加强基层档案利用统计工作的建议与对策

　　3.1适应社会发展，从国家档案统计制度层面对档案利用统计项目进行调整

　　一是将利用统计的关注点从数据量转向效益。虽然档案利用的数据量能从一定程度上反映档案的利用情况，但是在当今信息社会、大数据时代，传统的手工意义上的利用统计正在失去其原有的意义，同时数据量的准确度又难以把握。由此应该将利用统计的关注点面向社会，关注效益。建议将档案利用数量统计项中取消档案查阅卷次统计，只统计实体档案借阅（件）卷次，以此反映档案外借情况，同时加入利用效益项目，统计中强调社会效益的统计，反映社会对档案的认知与认可度。

　　二是增加利用者满意度项目，将利用者的利用需求满足状况列入统计项，满意度可分为利用需求全部满足、部分满足和完全没有满足三类。

　　三是由于基层单位中，也同样存在因公、因私利用问题，而且基层单位中“个人”利用档案情况直接反映了单位与社会的关联程度，因此建议“利用目的”从档案室统计表中去掉，同样将统计表中加入“单位”和“个人”统计项，使档案室和档案馆利用统计内容一致。

　　四是修改数字档案利用情况统计表，根据数字档案资源利用的特殊性，修改统计项目，取消利用目的和利用件次统计，借鉴图书馆等各种信息利用的统计方法，设置数字档案和电子文件的阅读量和下载量统计项目。

　　五是根据不同行业和部门以及不同地区档案利用的实际情况，设立一定的统计选项，基层单位可以根据自身的利用特点进行选择统计。

　　3.2重视档案利用工作，提高档案利用统计质量

　　提高档案利用统计质量是做好基层档案利用统计工作的前提和基础。在现有的统计制度不变的情况下，除了进行借阅登记外，对查阅、电话咨询、网上数字档案信息利用、电子文件下载等利用形式同样进行系统的登记，消除统计中的估计成分，保证数据质量。同时，要利用各类档案管理系统的统计功能、网络等现代化登记手段进行利用登记与统计工作，如对本单位的相关人员进行的部门库查找、文件、信息下载，可以通过系统的日志管理等不同的统计手段进行利用统计，以提高档案利用统计数据质量。

　　3.3转变思想，提高利用统计工作有效性

　　基层档案工作者要转变利用统计理念，提高责任意识，克服应付思想，努力跳出利用登记的固定思维模式，摆脱传统的实体档案思维方式，从档案利用表层数据统计转向档案利用实效统计。通过档案利用统计数据的宣传体现档案工作的意义与价值，引起领导的重视，提高大众的档案意识，提高档案工作者的成就感。以服务为宗旨，将用户的满意度作为一项重要指标进行统计，用户的满意度是利用需求的满足程度（也就是利用目的实现程度），通过用户满意度统计，可以反映库存档案资源的丰富程度和档案工作人员提供利用档案的能力，这是档案利用统计工作有效性的体现。

 

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