摘 要：信息化技术对现代高校的档案管理工作带来了巨大的改变。在信息化技术条件下，电子档案相比于传统的纸质档案来说，具有诸多的优势。但由于目前正处于纸质档案与电子档案的过渡期，以及电子档案管理技术、机制尚不完善等因素影响，就导致了当前电子档案与纸质档案共存的局面出现。在这样的情况下，高校档案管理工作应当注意电子档案与纸质档案的优势互补，并做好电子档案与纸质档案并存的管理工作，从而提高高校档案管理工作的质量。

　　关键词：高校档案管理；电子档案；纸质档案；并存

　　1 电子档案的优点与缺点

　　1.1 电子档案的优点

　　在高校发展与日常运作的过程当中，会产生许多具有作用价值的档案信息，例如师生的情况资料、教学科研资料、各种活动会议的记录等等。在信息化技术出现后，高校开始借助于信息化的技术、设备来进行档案管理，其原因在于信息化技术条件下的档案管理具有以下优点：第一，所需的物理存储空间小，在非常小的存储媒介内，可以存储非常大量的数据信息，例如硬盘、光盘等；第二，管理过程与操作方便，能够节省大量的人力成本，而且速度非常快，是人力所不能及的；第三，存储的数据类型丰富，从传统的文字信息到图片信息、影音信息以及其他的特殊格式信息均可存储；第四，传输速度快、共享方便、利用率高。信息化档案管理主要借助的是计算机与互联网设施设备，它们具有诸多的特点与优势，这些优势也正是人们借助他们进行档案管理的原因，借助计算机与互联网，档案信息能够即时性的传输到任何有网络覆盖的地方，共享非常方便，而且借助计算机，能够对档案信息进行深入的挖掘，可以将档案的作用价值最大化的发挥出来。

　　1.2 电子档案的缺点

　　信息化技术条件下的电子档案具有许多传统纸质档案所无法达到的优点，但是我们也要认识到其存在的缺点，这样才能真正有效的利用电子档案。通过对信息化档案管理的实践，电子档案的缺点被总结为以下几点：第一，需要电力支持，在停电的情况下，便会导致管理系统无法运行；第二，对硬件的要求严格，如果某些计算机硬件、互联网硬件出现损坏，便会导致管理系统无法运行；点三，由于互联网环境复杂，一些人为或是病毒的入侵，会导致管理系统崩溃，或是档案信息泄露、破坏等等。

　　2 电子档案与纸质档案的优势互补

　　电子档案与纸质档案各具优势，在当前这两者共存的情况下，应当对其优势进行互补，从而提高高校档案管理工作的质量。

　　2.1 利用纸质档案来解决电子档案对电力与硬件的依赖性

　　纸质档案虽然在管理上比较麻烦，但是却不需要依靠较多的外界技术支持，所以可以将其作为电子档案的一种后备档案，这样就能够在信息化档案管理系统无法运行的时候，起到弥补作用，始终保持高校档案管理工作的有序推进。

　　2.2 利用纸质档案来解决电子档案的难确定性

　　从当前的法律层面来讲，我国对电子档案的认同还存在着不确定性，如果在电子档案发生法律纠纷，且没有相关证据的情况下，就需要有纸质档案来解决这种不确定性，毕竟纸质档案在我国有着非常长久的应用历史与法律实践作用.

　　2.3 利用电子档案解决纸质档案无法实现的便利性及复用性

　　传统的纸质档案复制困难、传输不便，想要实现大范围的共享更是难上加难，而这正是信息化电子技术的优势所在。所以，可以在实际的管理工作当中利用电子档案解决纸质档案无法实现的便利性及复用性。

　　3 电子档案与纸质档案的共存管理

　　电子档案与纸质档案共存的局面已经形成，且还会持续相当长的一段时间，由于其两者之间的互补，能够进一步提高档案管理工作的质量与有效性，所以在具体的管理工作当中，应当做到“齐抓共管”，不偏向于任何一方。

　　3.1 推行双规管理模式

　　所谓的双轨管理模式，就是纸质档案管理与电子档案管理同时进行。首先，要根据纸质档案与电子档案的各自特点，分别建立管理操作模式，并在两种管理模式之间，打通沟通连接的渠道，做到纸质档案与电子档案的同步存储、同步更新。例如在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性，或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。

　　3.2 完善电子档案管理制度

　　传统的纸质档案有着非常长的管理历史与经验，所形成的管理制度也较为完善、合理但由于电子档案的出现尚不算久，所以其管理制度还需要进行探索与完善。首先，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。

　　3.3 改善档案管理物质基础

　　不论是纸质档案还是电子档案，都必须要有相应的物质基础作为基本条件保障。在这两者共存的情况下，应当对应改善其管理物质基础。在纸质档案的管理中，应当格外注意档案环存储环境的优化与改善，至少要达到防水、防潮、防火等基本要求，以保证纸质档案管理的安全性。对于电子档案的物质基础完善，相对复杂，各种各样的硬件、软件均需要根据高校档案管理工作的需求进行必要的升级，同时还要搞好相应的安全防护工作，例如配置防火墙、构建档案信息自动备份论文答辩系统等等。

　　参考文献

　　[1]孙毓川，闫建勋，朱璐华.浅析电子档案与纸质档案并存[J].合作经济与科技，2013，（12）：51.

　　[2]纪晓群，江媛媛，柳萍等.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界，2013，（10）：15-16.

　　[3]王玲.纸质档案和电子档案共存管理之我见[J].城建档案，2013，（06）：134-135.

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